Einzahlungsbestätigung für den Notar

Wozu die Bestätigung dient

Das Registergericht trägt eine GmbH oder UG nur ein, wenn das Kapital tatsächlich geflossen ist. Es prüft das nicht selbst, sondern verlässt sich auf die Anmeldung durch den Notar. Der Notar wiederum braucht dafür einen Beleg. Genau das ist die Einzahlungsbestätigung: kein gesetzlich vorgeschriebenes Formular, sondern der Nachweis, dass die Voraussetzungen aus § 7 Abs. 2 GmbHG erfüllt sind.

Weil es kein einheitliches Formular gibt, unterscheiden sich die Anforderungen zwischen Notariaten. Manche akzeptieren einen Kontoauszug, andere möchten eine von der Bank ausgestellte Bestätigung. Beides ist üblich. Der einfachste Weg: die Frage beim Beurkundungstermin stellen, bevor überhaupt eingezahlt wird.

Was auf dem Beleg erkennbar sein muss

• Kontoinhaberin: die Gesellschaft in Gründung, also mit dem Zusatz „i. G.“, nicht eine Privatperson.
• Einzelne Buchungen: wer wann welchen Betrag eingezahlt hat, nicht nur eine Summe.
• Verwendungszweck: eine Formulierung, aus der Einlage und Geschäftsanteil hervorgehen.
• Aktueller Saldo: als Beleg dafür, dass der Betrag noch vorhanden ist.

Der häufigste Mangel ist der Verwendungszweck. „Einzahlung“ oder „Überweisung“ sagt nichts darüber aus, welche Verpflichtung damit erfüllt wurde. Sinnvoll ist eine Formulierung wie „Stammeinlage Geschäftsanteil Nr. 1, Muster GmbH i. G.“. Das kostet beim Ausfüllen zehn Sekunden und erspart im Zweifel eine Woche.

Der Ablauf Schritt für Schritt

1. Form beim Notar abfragen: Klären Sie schon beim Beurkundungstermin, ob ein Kontoauszug genügt oder eine Bestätigung der Bank gewünscht ist.
2. Einlagen getrennt überweisen: Jede Gesellschafterin überweist ihren Anteil selbst, mit eindeutigem Verwendungszweck.
3. Gutschrift abwarten: Maßgeblich ist der Eingang auf dem Konto der Gesellschaft in Gründung, nicht der Auftrag.
4. Beleg erzeugen: Erstellen Sie einen Kontoauszug, aus dem Kontoinhaberin, Einzelbuchungen und Kontostand hervorgehen.
5. Beleg prüfen: Kontrollieren Sie, ob jede Einlage einer Person und einem Geschäftsanteil zuzuordnen ist.
6. An den Notar übergeben: Der Notar nimmt den Nachweis zur Anmeldung beim Registergericht.

Häufige Fehler

• Einzahlung vor Eröffnung des Gründungskontos: Ohne passendes Konto gibt es keinen verwertbaren Beleg.
• Sammelüberweisung: Wenn eine Person für alle zahlt, ist die Zuordnung zu den einzelnen Einlagen nicht mehr eindeutig.
• Kapital vorzeitig verwenden: Wer das Geld vor dem Nachweis ausgibt, kann die freie Verfügbarkeit nicht belegen.
• Beleg ohne Kontoinhaberin: Aus dem Auszug muss hervorgehen, dass das Konto der Gesellschaft in Gründung gehört.
• Form erst nach der Einzahlung klären: Dann muss der Beleg unter Umständen neu beschafft werden.

Der Verwendungszweck: das kleinste Detail mit der größten Wirkung

Aus dem Beleg muss hervorgehen, welche Verpflichtung mit der Zahlung erfüllt wurde. Der Verwendungszweck ist dafür das einzige Feld, das Sie selbst in der Hand haben, und gleichzeitig das am häufigsten vernachlässigte.

Brauchbar ist eine Formulierung, die drei Angaben enthält: den Zweck, den Geschäftsanteil und die Gesellschaft. Also etwa „Stammeinlage Geschäftsanteil Nr. 2, Muster GmbH i. G.“. Unbrauchbar sind „Einzahlung“, „Überweisung“, „Startkapital“ oder der eigene Nachname allein — daraus ergibt sich nicht, ob es sich um eine Einlage, ein Darlehen oder eine beliebige Zahlung handelt.

Bei mehreren Gesellschaftern kommt hinzu, dass jede Zahlung eindeutig einer Person und einem Anteil zuzuordnen sein muss. Deshalb überweist jede Person selbst, von einem Konto, das auf sie lautet. Eine Sammelüberweisung durch eine Person mit anschließendem internem Ausgleich erzeugt genau die Rückfrage, die Sie vermeiden wollten.

Wenn zwischen Einzahlung und Nachweis Zeit vergeht

Der Beleg bildet einen Zustand ab, und dieser Zustand muss zum Zeitpunkt der Bestätigung noch stimmen. Wenn zwischen Einzahlung und Übergabe an das Notariat Wochen liegen und in dieser Zeit bereits Kosten vom Konto abgehen, deckt der Auszug nicht mehr den vollen Betrag ab.

Deshalb gehört der Nachweis zeitlich direkt hinter die Einzahlung, nicht ans Ende einer längeren Vorbereitungsphase. Wenn absehbar ist, dass zwischenzeitlich Zahlungen anfallen — etwa Notarkosten oder die erste Kontoführungsgebühr —, klären Sie das vorab mit dem Notariat. Häufig ist es die einfachste Lösung, solche Positionen zunächst privat zu verauslagen und der Gesellschaft später in Rechnung zu stellen.

Wenn die Bank keine Bestätigung ausstellt

Nicht jeder Anbieter stellt gesonderte Bestätigungen aus, manche verweisen ausschließlich auf den Kontoauszug. Das ist unproblematisch, solange das Notariat den Auszug akzeptiert. Klären Sie deshalb beide Seiten ab, bevor Sie sich für einen Anbieter entscheiden: Was will das Notariat sehen, und was stellt die Bank aus? Wenn ein Anbieter für Gründungen gar nicht vorgesehen ist, fällt dieser Punkt häufig erst spät auf.

Wie die Einzahlung selbst abläuft und welche Beträge fließen müssen, steht unter Stammkapital einzahlen. Die vollständige Unterlagenliste finden Sie unter Unterlagen für die Kontoeröffnung, eine auf Ihre Rechtsform zugeschnittene Fassung erstellt die Gründungskonto-Checkliste. Zurück zur Übersicht: Gründungskonto.