Kontoeröffnung: diese Unterlagen braucht die Bank

Warum Banken so viel wissen wollen

Eine Kontoeröffnung ist für die Bank keine reine Formalie, sondern eine Prüfung. Sie muss feststellen, wer das Unternehmen führt, wem es wirtschaftlich gehört und welche Art von Zahlungsverkehr zu erwarten ist. Bei einer Gründung ist das schwieriger als bei einem etablierten Unternehmen, weil es keine Historie gibt: keine Umsätze, keine Bilanz, kein bisheriges Zahlungsverhalten. Alles, was die Bank hat, sind Ihre Unterlagen und Ihre Beschreibung des Vorhabens.

Daraus folgt eine praktische Konsequenz: Vollständigkeit ist wichtiger als Geschwindigkeit. Jede Nachfrage der Bank startet einen weiteren Bearbeitungsdurchlauf, und diese Durchläufe addieren sich schneller als die eigentliche Prüfung.

Unterlagen bei GmbH und UG in Gründung

Bei Kapitalgesellschaften sind folgende Unterlagen üblich:

• Notarieller Gesellschaftsvertrag oder Urkunde: der Nachweis, dass die Gesellschaft in Gründung überhaupt existiert.
• Gesellschafterliste: wer welchen Geschäftsanteil hält, mit Nennbeträgen.
• Nachweis über die Bestellung der Geschäftsführung: wer für die Gesellschaft handeln darf.
• Legitimation aller Geschäftsführerinnen und Geschäftsführer: gültiges Ausweisdokument je Person.
• Legitimation aller wirtschaftlich Berechtigten: alle Personen mit einem Anteil ab 25 Prozent.
• Handelsregisterauszug: bei manchen Anbietern nach der Eintragung nachzureichen.

Diese Liste beschreibt den üblichen Rahmen. Welche Nachweise ein konkreter Anbieter darüber hinaus verlangt, klären Sie am besten vor dem Termin. Eine auf Ihre Rechtsform und Gesellschafterzahl zugeschnittene Fassung erstellt die Gründungskonto-Checkliste.

Wirtschaftlich Berechtigte richtig bestimmen

Dieser Punkt kostet in der Praxis die meiste Zeit, weil er häufig unterschätzt wird. Als wirtschaftlich berechtigt gilt in der Regel jede natürliche Person, die einen Anteil ab 25 Prozent hält. Entscheidend ist das Wort „natürliche“: Gehört ein Anteil einer anderen Gesellschaft, muss durchgesehen werden, wer hinter dieser Gesellschaft steht, und das gegebenenfalls über mehrere Ebenen.

Ein Beispiel: An Ihrer GmbH hält eine Holding 40 Prozent, die restlichen 60 Prozent verteilen sich auf zwei Personen. Dann sind nicht nur diese beiden Personen zu prüfen, sondern auch, wer die Holding kontrolliert. Wer das erst im Banktermin auflöst, verliert Tage.

Legen Sie deshalb vor der Anfrage eine kleine Übersicht an: Wer hält welchen Anteil, in welcher Form, und wer steht hinter Beteiligungen von Gesellschaften. Diese Übersicht brauchen Sie ohnehin, und sie beantwortet die meisten Rückfragen im Voraus.

Die Tätigkeitsbeschreibung: unterschätzt und entscheidend

Banken fragen, was Ihr Unternehmen tut, und die Antwort fließt direkt in die Risikoeinschätzung ein. Eine Beschreibung wie „Beratung“ oder „Handel“ sagt so gut wie nichts und erzeugt zuverlässig Rückfragen. Eine Beschreibung wie „Beratung von Handwerksbetrieben bei der Einführung von Warenwirtschaftssystemen, Abrechnung auf Stundenbasis an Firmenkunden in Deutschland“ beantwortet die Fragen, bevor sie gestellt werden.

Nützlich ist, gleich mitzuliefern, wie Geld typischerweise fließt: ungefähre Zahl der Buchungen im Monat, Anteil an Bargeld, Anteil an Auslandszahlungen, ob Sie mit Privatkundschaft oder mit Firmen abrechnen. Das sind genau die Punkte, die in der Prüfung ohnehin geklärt werden. Warum sie so wichtig sind, steht unter Geschäftskonto in Hochrisikobranchen.

Unterlagen bei Einzelunternehmen und Freiberuflern

Hier entfällt der notarielle Teil vollständig. Im Kern geht es um Ihre Identität und darum, dass Sie tatsächlich unternehmerisch tätig sind. Üblich sind ein gültiges Ausweisdokument, der Nachweis über die Anmeldung Ihrer Tätigkeit sowie Unterlagen des Finanzamts, etwa die Steuernummer. Weil weniger Personen zu prüfen sind, ist die Eröffnung meist deutlich schneller.

So gehen Sie vor

1. Rechtsform klären: Bei GmbH und UG kommen notarielle Unterlagen hinzu, bei Einzelunternehmen und Freiberuflern geht es vor allem um Identität und Tätigkeitsnachweis.
2. Beteiligte Personen erfassen: Listen Sie alle Geschäftsführerinnen und Geschäftsführer sowie alle Personen mit einem Anteil ab 25 Prozent auf.
3. Ausweisdokumente bereitlegen: Jede zu legitimierende Person braucht ein gültiges Ausweisdokument. Prüfen Sie das Ablaufdatum vor dem Termin.
4. Gesellschaftsunterlagen zusammenstellen: Notarielle Urkunde beziehungsweise Gesellschaftsvertrag und Gesellschafterliste gehören bei Kapitalgesellschaften dazu.
5. Beim Anbieter abfragen: Lassen Sie sich vor dem Termin bestätigen, welche Nachweise der Anbieter zusätzlich sehen will und ob er Ihre Konstellation annimmt.
6. Nach der Eintragung nachreichen: Manche Banken verlangen den Handelsregisterauszug, sobald die Gesellschaft eingetragen ist.

Häufige Fehler

• Abgelaufenes Ausweisdokument: Ein simpler, aber häufiger Stopper. Prüfen Sie die Gültigkeit für jede beteiligte Person.
• Wirtschaftlich Berechtigte übersehen: Wer die 25-Prozent-Schwelle nicht für alle Beteiligten durchrechnet, bekommt die Nachfrage später.
• Unterlagen einzeln nachreichen: Jede Nachreichung kostet einen weiteren Durchlauf.
• Unklare Tätigkeitsbeschreibung: Formulieren Sie konkret, was Sie tun und mit wem Sie abrechnen.
• Anbieter ohne Eignung wählen: Wenn ein Anbieter Ihre Konstellation gar nicht annimmt, hilft auch die beste Vorbereitung nicht.

Wenn Unterlagen fehlen oder die Bank ablehnt

Eine Ablehnung ist selten eine Aussage über Ihr Vorhaben, sondern meistens eine Aussage über die Risikorichtlinie des Anbieters. Welche Gründe typischerweise dahinterstehen, steht unter Geschäftskonto abgelehnt. Für Beteiligte ohne deutschen Wohnsitz gibt es eine eigene Seite: Gründer ohne deutschen Wohnsitz. Wie lange die Eröffnung dauert, lesen Sie unter Dauer der Kontoeröffnung. Zurück zur Übersicht: Gründungskonto.