Was eine GmbH-Gründung insgesamt kostet

Der wichtigste Punkt zuerst: Kapital ist keine Kosten

Wer nach den Kosten einer GmbH-Gründung sucht, findet oft Summen, in denen das Stammkapital einfach mitgerechnet wird. Das ist irreführend. Die 25.000 € sind kein Aufwand, sondern Vermögen Ihrer Gesellschaft. Nach der Eintragung steht das Geld für den Geschäftsbetrieb zur Verfügung, Sie können Material kaufen, Löhne zahlen oder Miete überweisen.

Richtig ist etwas anderes: Das Kapital ist während der Gründungsphase gebunden. Es muss auf dem Konto der Gesellschaft in Gründung liegen und zum Zeitpunkt des Nachweises vorhanden sein. Diese Bindung ist ein Liquiditätsthema, kein Kostenthema. Wie das im Einzelnen abläuft, steht unter Stammkapital einzahlen.

Welche Kostenblöcke tatsächlich anfallen

• Notar: für die Beurkundung des Gesellschaftsvertrags und die Handelsregisteranmeldung. Der größte Einzelblock bei den meisten Gründungen.
• Handelsregister: Gebühren des Registergerichts für die Eintragung.
• Gewerbeanmeldung: Gebühr der Gemeinde, in der Regel der kleinste Posten.
• IHK-Beitrag: laufender Pflichtbeitrag, abhängig von Ertrag und Zugehörigkeit.
• Steuerberatung: optional bei der Gründung, in der Praxis ab dem ersten Geschäftsjahr regelmäßig nötig.

Die konkreten Beträge nennen wir hier bewusst nicht. Notar- und Registergebühren werden nach Gebührentabellen berechnet und hängen unter anderem vom Geschäftswert und vom Umfang der Beurkundung ab. Eine pauschale Summe wäre für Ihren Fall im Zweifel falsch, und falsche Zahlen sind bei einer Kostenplanung schlimmer als keine. Ihr Notariat kann Ihnen die zu erwartenden Kosten vorab beziffern. [REDAKTION: aktuelle Gebührentabellen einsetzen]

Was die Kosten nach oben treibt

Die Zahl der Gesellschafter. Mehr Beteiligte bedeuten einen umfangreicheren Gesellschaftsvertrag, mehr Abstimmung und in der Regel eine aufwendigere Beurkundung.

Ein individueller Gesellschaftsvertrag. Ein Musterprotokoll ist für einfache Konstellationen vorgesehen und entsprechend günstiger. Sobald Sie Sonderregelungen zu Stimmrechten, Nachfolge oder Gewinnverteilung brauchen, entsteht Beratungsaufwand.

Sacheinlagen. Wird das Kapital nicht in Geld erbracht, muss der Wert der Einlage belegt werden. Das erhöht Aufwand und Kosten. Bei der UG entfällt diese Frage, weil Sacheinlagen dort ausgeschlossen sind, siehe Gründungskonto für die UG.

Ein höheres Stammkapital. Es erhöht zwar nicht Ihren Aufwand im Sinne von verlorenem Geld, wohl aber die Bemessungsgrundlage für einzelne Gebühren.

GmbH oder UG: wo der Unterschied wirklich liegt

Der Unterschied liegt beim gebundenen Kapital, nicht bei den Gebühren. Bei der GmbH beträgt das Stammkapital 25.000 €, wovon vor der Anmeldung mindestens 12.500 € eingezahlt sein müssen. Bei der UG legen Sie den Betrag selbst fest, müssen ihn aber vollständig einzahlen.

Notar und Registergericht werden in beiden Fällen tätig. Die Ersparnis bei der UG entsteht also vor allem daraus, dass weniger Kapital gebunden wird, und teilweise daraus, dass die Bemessungsgrundlage für einzelne Gebühren niedriger ausfällt. Wer die UG allein wegen der Kosten wählt, sollte gegenrechnen, dass eine sehr dünne Kapitaldecke die Kontoeröffnung erschweren und den Start belasten kann.

Der Unterschied zwischen Kosten und Kapitalbindung

Für die Planung sind das zwei völlig verschiedene Größen, und ihre Vermischung ist der häufigste Fehler bei der Gründungskalkulation.

Kosten sind Beträge, die weg sind: Notargebühren, Registergebühren, Anmeldungen, Beratung. Sie mindern Ihr Vermögen und tauchen als Aufwand in der Buchhaltung auf.

Kapitalbindung ist Geld, das Ihnen weiterhin gehört, über das Sie aber vorübergehend nicht verfügen. Das Stammkapital fällt in diese Kategorie: Es liegt zwischen Einzahlung und Eintragung auf dem Konto, gehört der Gesellschaft und steht danach für den Betrieb bereit.

Die praktische Konsequenz betrifft Ihre Liquiditätsplanung. Sie brauchen zum Gründungstermin nicht nur das Stammkapital, sondern zusätzlich die Mittel für die eigentlichen Kosten. Wer exakt 12.500 € bereitlegt und daraus auch den Notar bezahlen will, hat ein Problem: Der Betrag muss zum Zeitpunkt des Nachweises noch auf dem Konto sein. Details dazu unter Einzahlungsbestätigung.

Was Sie vor dem Notartermin klären sollten

• Musterprotokoll oder individueller Vertrag? Das Musterprotokoll ist für einfache Konstellationen vorgesehen und günstiger, deckt aber keine Sonderregelungen ab.
• Wie hoch soll das Stammkapital sein? Es beeinflusst die Bemessungsgrundlage einzelner Gebühren und Ihre Kapitalbindung.
• Bar- oder Sachgründung? Die Sachgründung erhöht Aufwand und Kosten, weil der Wert der Einlage belegt werden muss.
• Wer trägt die Gründungskosten? Ob und in welchem Umfang die Gesellschaft sie übernimmt, gehört in den Gesellschaftsvertrag.
• Welche Form des Einzahlungsnachweises wird erwartet? Diese Frage kostet eine Minute und erspart im Zweifel eine Woche.

Lassen Sie sich die zu erwartenden Kosten vom Notariat vorab beziffern. Weil sich die Gebühren nach Gebührentabellen und dem Geschäftswert richten, ist das die einzige belastbare Zahl, die Sie vor dem Termin bekommen können.

Was nach der Gründung laufend anfällt

• Kontoführung: zwischen 0 € und rund 60 € im Monat, je nach Modell und Nutzung. Die Einzelheiten stehen unter was ein Geschäftskonto kostet.
• Buchhaltung und Jahresabschluss: abhängig von Umfang und Rechtsform.
• IHK-Beitrag: laufend, abhängig vom Ertrag.
• Unverzinstes Guthaben: keine Rechnung, aber ein realer Effekt, sobald größere Beträge liegen bleiben. Der Zinsverlust-Rechner zeigt die Größenordnung.

Das erste Jahr mitrechnen, nicht nur den Gründungstag

Die meisten Kostenaufstellungen enden mit der Eintragung im Handelsregister. Für Ihre Liquidität ist das der falsche Schnitt: Die Gründung ist ein Tag, das erste Geschäftsjahr sind zwölf Monate, und die laufenden Positionen wiegen zusammen fast immer schwerer als die einmaligen.

Stellen Sie deshalb zwei Spalten nebeneinander. In die erste kommen die einmaligen Gründungskosten. In die zweite die monatlich wiederkehrenden Positionen: Kontoführung, Buchhaltung, Versicherungen, Software, Miete, gegebenenfalls Personal. Multiplizieren Sie die zweite Spalte mit zwölf, und Sie sehen, welcher Block Ihre Planung tatsächlich bestimmt.

Dazu kommt ein Posten, der in keiner Rechnung auftaucht: der Zeitraum, bis die ersten Rechnungen bezahlt sind. Zwischen Leistung, Rechnungsstellung und Zahlungseingang liegen in vielen Branchen Wochen. Diese Lücke muss aus dem Startkapital gedeckt werden, und sie ist der häufigste Grund, warum ein rechnerisch ausreichendes Stammkapital in der Praxis knapp wird.

Wo sich sinnvoll sparen lässt und wo nicht

Sinnvoll: Ein Musterprotokoll statt eines individuellen Gesellschaftsvertrags, wenn die Konstellation einfach ist. Eine Bargründung statt einer Sachgründung, wenn beides möglich wäre. Ein Kontomodell, das zu Ihrem tatsächlichen Nutzungsverhalten passt, statt eines Pakets mit Leistungen, die Sie nicht brauchen.

Nicht sinnvoll: Am Stammkapital sparen, bis es die Gründungskosten gerade so deckt. An der Beratung sparen, wenn die Gesellschafterstruktur Sonderregelungen braucht — ein später zu korrigierender Gesellschaftsvertrag kostet ein Vielfaches. Und an der Buchhaltung sparen, weil die Nacharbeit am Jahresende teurer ist als die laufende Betreuung.

Eine Position, die oft übersehen wird, weil sie keine Rechnung erzeugt: unverzinstes Guthaben. Zwischen Einzahlung und Eintragung liegt das Stammkapital mehrere Wochen auf dem Konto. Wie groß dieser Effekt bei Ihrem Betrag ist, zeigt der Zinsverlust-Rechner.

Häufige Fehler bei der Kostenplanung

• Stammkapital als Kosten verbuchen: Es ist gebundenes Vermögen, kein Aufwand.
• Nur die Gründung rechnen: Die laufenden Kosten des ersten Jahres wiegen häufig schwerer.
• Pauschalsummen aus dem Netz übernehmen: Gebühren hängen vom Geschäftswert und vom Umfang ab.
• Kapital knapp bemessen: Wenn Gründungskosten das Kapital fast aufbrauchen, startet die Gesellschaft ohne Liquiditätspuffer.
• Förderung zu spät prüfen: Anträge müssen vor dem Start vorliegen, siehe Förderung für Gründer.

Wenn Sie wissen wollen, welche Unterlagen für die Kontoeröffnung nötig sind, hilft die Gründungskonto-Checkliste. Den gesamten Gründungsablauf finden Sie unter Gründungskonto: Ablauf.